Quotation Form Entry

Quotation Form Entry adalah proses pencatatan atau input data penawaran harga (quotation) dari supplier ke dalam sistem perusahaan. Entry ini memuat detail barang/jasa yang ditawarkan, harga, jumlah, spesifikasi, syarat pembayaran, serta masa berlaku penawaran.

Latar Belakang

Dalam proses procurement, perusahaan biasanya menerima beberapa quotation dari supplier berbeda. Agar data tidak tercecer dan mudah dianalisis, diperlukan Quotation Form Entry. Proses ini memastikan semua penawaran masuk ke sistem, bisa dibandingkan secara objektif, dan menjadi dasar keputusan pembelian sesuai kebijakan perusahaan.

🎯Tujuan

• Mendokumentasikan penawaran harga dari supplier secara resmi dalam sistem.
• Menjadi dasar perbandingan antar supplier untuk pemilihan terbaik.
• Mendukung proses negosiasi dengan data yang jelas dan terstruktur.
• Mempermudah proses audit serta transparansi pengadaan.
• Menghubungkan kebutuhan user dengan keputusan pembelian yang efisien.

🔄Keterkaitan & Korelasi

1. Departemen Internal

Departemen Internal	Peran / Hubungan	Korelasi / Dampak
Purchasing	Menginput quotation yang diterima dari supplier	Entry menjadi dasar evaluasi dan pemilihan vendor
Finance / Accounting	Mengevaluasi harga terhadap anggaran yang tersedia	Entry menjadi acuan perencanaan anggaran
User / Pemohon	Memberikan spesifikasi kebutuhan barang/jasa	Entry membantu memastikan quotation sesuai kebutuhan
Manajemen	Memberikan persetujuan terhadap quotation terpilih	Entry digunakan sebagai bahan pertimbangan keputusan

2. Pihak Eksternal

Pihak Eksternal	Peran / Hubungan	Korelasi / Dampak
Supplier / Vendor	Mengirimkan quotation sesuai permintaan perusahaan	Data entry merekam penawaran sebagai dasar seleksi
Auditor	Mengevaluasi keabsahan proses procurement	Entry menjadi bukti transparansi dalam pemilihan supplier
Regulator (jika ada)	Mengawasi kepatuhan dalam proses pengadaan	Entry mendukung akuntabilitas dan kepatuhan standar